Job description for Admin Gudang at LifeCall Careers
Tentang Posisi
Kami sedang mencari Admin Gudang yang mampu mengelola administrasi sekaligus menjadi koordinator operasional harian gudang.
Posisi ini bukan hanya bertanggung jawab terhadap pencatatan administrasi, tetapi juga memiliki peran penting dalam memastikan pekerjaan harian berjalan teratur, mulai dari pembagian pekerjaan, pengaturan rute, koordinasi Driver dan Staff Gudang, monitoring pelaksanaan pekerjaan, hingga eskalasi masalah kepada SPV apabila diperlukan.
Kami membutuhkan individu yang tegas namun tetap objektif, mampu mengambil keputusan, komunikatif, dan bijak dalam menangani perbedaan pendapat di lapangan.
Job Description
1. Koordinasi Operasional Gudang
- Mengatur dan mengkoordinasikan pekerjaan harian Staff Gudang dan Driver.
- Menentukan pembagian pekerjaan dan prioritas pekerjaan sesuai kebutuhan operasional.
- Mengatur dan menentukan rute pengiriman/pekerjaan Driver berdasarkan kebutuhan operasional.
- Memastikan pekerjaan berjalan sesuai jadwal dan target yang telah ditetapkan.
- Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan pekerjaan Staff Gudang dan Driver.
- Memastikan koordinasi antara gudang, Driver, dan pihak terkait berjalan efektif.
2. Administrasi Gudang
- Melakukan pencatatan dan pengelolaan administrasi operasional gudang.
- Memastikan data barang, aktivitas gudang, pengiriman, dan dokumen terkait tercatat dengan baik.
- Membuat laporan operasional gudang secara berkala.
- Melakukan pengecekan kesesuaian data administrasi dengan kondisi aktual di lapangan.
- Menjaga kerapian dan ketertiban dokumentasi gudang.
3. Koordinasi & Problem Solving
- Menerima dan mempertimbangkan masukan dari Staff Gudang maupun Driver terkait kondisi lapangan.
- Mengambil keputusan operasional berdasarkan kondisi aktual, SOP, prioritas pekerjaan, dan pertimbangan objektif.
- Menangani permasalahan operasional yang dapat diselesaikan di level Admin Gudang.
- Melakukan eskalasi kepada SPV apabila terdapat permasalahan yang membutuhkan keputusan atau intervensi di level yang lebih tinggi.
- Membantu memastikan keputusan yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan oleh tim.
- Mengidentifikasi permasalahan yang berulang dan menyampaikannya kepada SPV sebagai bahan evaluasi.
4. Compliance & Team Discipline
- Memastikan Staff Gudang dan Driver menjalankan pekerjaan sesuai SOP dan instruksi kerja.
- Mengingatkan anggota tim apabila terdapat pelanggaran SOP atau ketidaksesuaian dalam pekerjaan.
- Melaporkan kepada SPV apabila terdapat masalah disiplin, penolakan terhadap pekerjaan, konflik berulang, atau permasalahan attitude yang tidak dapat diselesaikan di level operasional.
- Menjaga agar pelaksanaan pekerjaan tetap berada dalam jalur koordinasi dan struktur komando yang telah ditetapkan.
- Tidak menyalahgunakan kewenangan dalam pembagian pekerjaan maupun pengambilan keputusan operasional.
5. Reporting kepada SPV
- Memberikan update kondisi operasional gudang kepada SPV.
- Melaporkan kendala, risiko, dan kebutuhan operasional yang membutuhkan perhatian SPV.
- Mengajukan rekomendasi perbaikan proses kerja berdasarkan temuan di lapangan.
- Berkoordinasi dengan SPV dalam penyelesaian permasalahan yang berada di luar kewenangan Admin Gudang.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal SMA/SMK, diutamakan D3/S1.
- Memiliki pengalaman sebagai Admin Gudang, Warehouse Admin, Warehouse Coordinator, atau posisi sejenis.
- Memahami dasar-dasar administrasi dan operasional gudang.
- Terbiasa menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets untuk pengolahan data dan laporan.
- Memiliki kemampuan koordinasi dan komunikasi yang baik.
- Mampu mengatur pekerjaan berdasarkan prioritas.
- Tegas tetapi tidak emosional dalam memberikan arahan.
- Mampu mengambil keputusan operasional dengan pertimbangan yang objektif.
- Mampu menghadapi perbedaan pendapat dan konflik di lapangan secara profesional.
- Memiliki kemampuan problem solving dan decision making yang baik.
- Bertanggung jawab, disiplin, teliti, dan memiliki integritas.
- Mampu bekerja dalam situasi operasional yang dinamis.
- Bersedia bekerja secara hands-on dan turun langsung ke area operasional apabila dibutuhkan.
