Admin General Affair

ADMIN GENERAL AFFAIR

RETAIL OTOMOTIF MULTI-CABANG

Dalam perusahaan yang terus berkembang dan menuju 50 cabang, General Affair memiliki peran penting dalam memastikan seluruh kebutuhan operasional berjalan dengan lancar.

Administrasi yang belum tertata, jadwal perawatan yang tidak terkontrol, pengadaan barang yang lambat, serta kebutuhan persiapan pembangunan gedung baru membutuhkan Admin General Affair yang rapi, teliti, cepat, dan mampu membangun sistem monitoring pekerjaan.

Karena itu, kami mencari Admin General Affair yang mampu membantu memastikan:

- Administrasi dan dokumen GA tersusun dengan rapi dan mudah dicari.

- Setiap pekerjaan memiliki PIC, deadline, status, dan tindak lanjut yang jelas.

- Perbaikan dan perawatan fasilitas tidak hanya dilakukan saat sudah rusak.

- Pengadaan barang dapat dimonitor dari request sampai barang diterima.

- Data aset, inventaris, vendor, dan fasilitas selalu diperbarui.

- Kebutuhan operasional cabang dapat diproses dan ditindaklanjuti dengan cepat.

- Persiapan pembangunan gedung baru memiliki checklist dan monitoring yang jelas.

Kami tidak mencari Admin yang hanya menerima request dan menyimpan dokumen.

Kami mencari orang yang mampu mengatur data, membuat monitoring, melakukan follow-up, mengingatkan deadline, dan memastikan pekerjaan tidak berhenti di tengah jalan.

HASIL YANG KAMI HARAPKAN

1. Administrasi dan dokumen GA tersusun rapi dan mudah ditelusuri.

2. Setiap request memiliki status, PIC, deadline, dan tindak lanjut yang jelas.

3. Data aset dan inventaris diperbarui secara rutin.

4. Jadwal maintenance dan perbaikan terdokumentasi serta dimonitor.

5. Tidak ada pekerjaan penting yang terlewat karena lupa atau tidak tercatat.

6. Status pengadaan dapat diketahui dari proses request sampai barang diterima.

7. Lead time pengadaan dapat dimonitor dan keterlambatan dapat segera ditindaklanjuti.

8. Database vendor dan riwayat pekerjaan tersusun dengan baik.

9. Persiapan kebutuhan pembangunan gedung baru terdokumentasi melalui checklist dan timeline.

10. Sistem administrasi GA semakin siap mendukung pertumbuhan perusahaan menuju 50 cabang.

KAMU COCOK UNTUK POSISI INI JIKA:

- Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Admin General Affair, Admin Procurement, Admin Operational, atau posisi administrasi terkait.

- Terbiasa mengelola banyak data, dokumen, request, dan pekerjaan secara bersamaan.

- Mampu menggunakan Microsoft Excel atau Google Spreadsheet dengan baik.

- Terbiasa membuat tabel monitoring, database, checklist, dan laporan.

- Memiliki kemampuan administrasi dan filing yang rapi.

- Mampu melakukan follow-up kepada vendor, internal, maupun pihak terkait.

- Memahami dasar proses pengadaan barang dan jasa.

- Memahami dasar pengelolaan aset, inventaris, dan fasilitas kantor.

- Terbiasa mencatat pekerjaan berdasarkan PIC, deadline, status, dan next action.

- Teliti dalam memeriksa data, dokumen, invoice, quotation, dan kebutuhan barang.

- Mampu bekerja dengan cepat tanpa mengabaikan ketelitian.

- Mampu menentukan prioritas ketika terdapat banyak pekerjaan dalam waktu bersamaan.

- Memiliki komunikasi dan koordinasi yang baik.

- Bersedia membantu persiapan administrasi dan monitoring untuk pembangunan gedung baru.

- Jujur, disiplin, bertanggung jawab, dan tidak mudah lupa dalam mengontrol pekerjaan.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. ADMINISTRASI & DOCUMENT CONTROL

Mengelola dan merapikan seluruh dokumen General Affair.

Membuat sistem filing dokumen fisik dan digital.

Menginput dan memperbarui data aset, inventaris, fasilitas, vendor, dan kebutuhan operasional.

Memastikan dokumen mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Membuat rekap dan laporan administrasi GA secara berkala.

2. MONITORING PEKERJAAN & FOLLOW-UP

Membuat daftar seluruh pekerjaan dan request GA.

Memastikan setiap pekerjaan memiliki:

PIC

Deadline

Status

Prioritas

Next Action

Melakukan follow-up terhadap pekerjaan yang belum selesai.

Mengingatkan pihak terkait apabila pekerjaan mendekati atau melewati deadline.

Membuat laporan pekerjaan outstanding.

3. MAINTENANCE & PERBAIKAN

Membuat dan memperbarui jadwal perawatan fasilitas.

Membantu membuat checklist pemeriksaan gedung dan fasilitas.

Mencatat laporan kerusakan dan permintaan perbaikan.

Menghubungi dan melakukan follow-up kepada teknisi atau vendor.

Memastikan status pekerjaan dari lapor → proses → selesai terdokumentasi.

Menyimpan histori perbaikan dan maintenance.

4. PENGADAAN BARANG & JASA

Menerima dan mencatat permintaan kebutuhan barang atau jasa.

Memastikan data kebutuhan dan spesifikasi barang sudah lengkap.

Meminta quotation dari vendor.

Membuat perbandingan harga, kualitas, dan estimasi waktu pengiriman.

Membantu proses administrasi pengadaan sesuai prosedur perusahaan.

Memantau proses pengadaan sampai barang diterima.

Melakukan follow-up apabila terjadi keterlambatan pengiriman.

5. ASSET & INVENTORY ADMINISTRATION

Menginput data aset dan inventaris perusahaan.

Membantu proses pendataan dan labeling aset.

Mencatat perpindahan aset antar lokasi atau PIC.

Membantu pelaksanaan stock opname aset dan inventaris.

Memperbarui kondisi dan status aset secara berkala.

Membantu memastikan tidak terjadi pembelian barang yang sebenarnya masih tersedia.

6. VENDOR ADMINISTRATION

Membuat dan memperbarui database vendor.

Menyimpan quotation, invoice, kontak, dan riwayat pekerjaan vendor.

Membantu monitoring performa vendor.

Mencatat keterlambatan, komplain, atau masalah yang terjadi.

Membantu menyiapkan data evaluasi vendor.

7. PERSIAPAN PEMBANGUNAN GEDUNG BARU

Membantu membuat checklist kebutuhan gedung baru.

Mendokumentasikan kebutuhan dan spesifikasi barang/fasilitas.

Membuat monitoring timeline persiapan.

Membantu koordinasi administrasi dengan vendor, kontraktor, dan pihak internal.

Memantau kelengkapan dokumen dan kebutuhan proyek.

Membantu membuat checklist serah terima sebelum gedung digunakan.

TIDAK COCOK UNTUK KAMU JIKA:

Hanya bisa bekerja jika selalu diberi instruksi satu per satu.

Mengandalkan ingatan tanpa membuat catatan atau sistem monitoring.

Sering lupa melakukan follow-up.

Tidak terbiasa bekerja dengan deadline.

Tidak teliti dalam memeriksa data dan dokumen.

Kesulitan menggunakan Excel atau Google Spreadsheet.

Menganggap pekerjaan selesai hanya karena sudah mengirim pesan kepada vendor.

Tidak melakukan follow-up ketika barang atau pekerjaan terlambat.

Tidak mampu mengatur prioritas ketika banyak pekerjaan datang bersamaan.

Tidak terbiasa membuat laporan atau monitoring status pekerjaan.

Kurang nyaman berkoordinasi dengan banyak pihak.

Tidak siap menangani administrasi yang sedang dalam proses perbaikan dan pembentukan sistem.

Promosi tidak hanya ditentukan oleh lamanya masa kerja, tetapi berdasarkan ketelitian, kemampuan membangun sistem, kecepatan penyelesaian pekerjaan, kemampuan mengontrol banyak pekerjaan, serta kesiapan mengambil tanggung jawab yang lebih besar.

JAWAB 6 PERTANYAAN INI SAAT MENGIRIM CV

Berapa tahun pengalaman kamu sebagai Admin General Affair, Admin Procurement, atau Admin Operational?

Perusahaan atau industri apa yang pernah menjadi tempat kamu bekerja?

Apa saja jenis administrasi atau data yang pernah kamu kelola?

Seberapa sering kamu menggunakan Microsoft Excel atau Google Spreadsheet dalam pekerjaan?

Pernah menangani pengadaan barang atau berhubungan dengan vendor? Jelaskan secara singkat.

Apa sistem, monitoring, atau perbaikan administrasi yang pernah kamu buat atau tingkatkan?

Kami mencari kandidat yang bukan hanya mampu menginput data, tetapi mampu memastikan setiap pekerjaan tercatat, dimonitor, ditindaklanjuti, dan selesai tepat waktu.