Job description for Admin GA at Okuzono Hospitality Group
Job Description
Admin General Affairs (GA)
Ringkasan Pekerjaan
Admin General Affairs (GA) bertanggung jawab untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan melalui pengelolaan administrasi umum, aset perusahaan, perizinan, kebutuhan operasional, serta pengadaan barang non-food. Posisi ini akan mengelola kebutuhan General Affairs untuk 3 outlet restoran, memastikan seluruh fasilitas, aset, dan kebutuhan operasional di setiap outlet tersedia tepat waktu, terdokumentasi dengan baik, serta memenuhi standar perusahaan. Selain itu, Admin GA juga berkoordinasi dengan vendor, pihak eksternal, dan manajemen outlet untuk memastikan operasional berjalan secara efektif dan efisien.
Tanggung Jawab Utama
- Mengelola administrasi General Affairs untuk 3 outlet restoran secara akurat, rapi, dan terdokumentasi dengan baik.
- Melakukan pengadaan barang operasional non-food sesuai kebutuhan perusahaan.
- Meminta, membandingkan, dan mengevaluasi penawaran harga dari vendor.
- Membuat Purchase Request (PR) dan memantau proses pembelian hingga barang diterima di masing-masing outlet.
- Mengelola data aset perusahaan, termasuk pencatatan, pelabelan, mutasi, dan inventarisasi aset di seluruh outlet.
- Menjadwalkan dan mengoordinasikan kegiatan pemeliharaan fasilitas, peralatan, serta aset operasional pada ketiga outlet.
- Berkoordinasi dengan vendor untuk pekerjaan maintenance, perbaikan, dan pengadaan barang maupun jasa.
- Melakukan kunjungan rutin ke setiap outlet untuk memastikan kondisi fasilitas, aset, dan kebutuhan operasional tetap sesuai standar perusahaan.
- Memastikan seluruh fasilitas kantor dan restoran dalam kondisi baik dan siap digunakan.
- Mengelola dokumen legalitas, perizinan, kontrak vendor, serta dokumen General Affairs lainnya.
- Menyiapkan laporan penggunaan anggaran dan biaya operasional General Affairs.
- Mengontrol penggunaan ATK, perlengkapan kantor, serta kebutuhan operasional lainnya.
- Melakukan stock opname aset dan perlengkapan operasional secara berkala di seluruh outlet.
- Menyusun laporan inventaris aset, aktivitas maintenance, dan pengadaan untuk seluruh outlet.
- Mendokumentasikan seluruh transaksi dan administrasi General Affairs secara lengkap dan sistematis.
- Membantu pelaksanaan kegiatan internal perusahaan apabila diperlukan.
- Menjalankan tugas administratif lainnya yang berkaitan dengan operasional General Affairs.
Kualifikasi
- Minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari semua jurusan, diutamakan Administrasi, Manajemen, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin GA, GA Staff, atau posisi administrasi sejenis.
- Diutamakan memiliki pengalaman di industri restoran, hospitality, hotel, retail, atau perusahaan dengan operasional multi-cabang.
- Memahami proses pengadaan barang, administrasi vendor, dan pengelolaan aset perusahaan.
- Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan pengarsipan yang sangat baik.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Office (terutama Excel dan Word) serta Google Workspace.
- Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan negosiasi yang baik dengan vendor maupun tim operasional.
- Mampu mengelola pekerjaan dengan prioritas tinggi di beberapa lokasi operasional secara bersamaan.
- Bersedia melakukan mobilitas kerja dan kunjungan rutin ke 3 outlet restoran.
- Memiliki SIM A atau SIM C menjadi nilai tambah.
- Teliti, disiplin, terorganisir, mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim, serta memiliki kemampuan problem solving yang baik.
Keahlian yang Dibutuhkan
- General Administration
- Vendor Management
- Asset Management
- Procurement Administration
- Inventory Administration
- Filing & Documentation
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- Google Sheets
- Time Management
- Communication Skills
- Negotiation Skills
- Multi-Outlet Coordination
Key Performance Indicators (KPI)
- Ketepatan waktu proses pengadaan barang untuk seluruh outlet.
- Akurasi data aset dan inventaris di ketiga outlet.
- Kelengkapan administrasi dan dokumentasi General Affairs.
- Ketepatan pengelolaan anggaran operasional General Affairs.
- Kecepatan penyelesaian permintaan operasional dari masing-masing outlet.
- Kepatuhan terhadap prosedur dan kebijakan perusahaan.
- Tingkat kesiapan fasilitas operasional di seluruh outlet.
- Kinerja vendor sesuai standar perusahaan.
- Ketepatan pelaksanaan jadwal maintenance dan perawatan aset.
