Job description for Admin GA at PT Bintani Megahindah
Kualifikasi
- Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan
- Memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang General Affairs Administrasi Invoice
- Memiliki pengalaman minimal 3 tahun dalam proses invoice end to end
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim internal, vendor, dan pihak eksternal
- Terbiasa menggunakan Microsoft Excel tingkat lanjut (Pivot Table, VLOOKUP/XLOOKUP, dll.)
- Terbiasa dengan sistem ERP
- Kemampuan berpikir kritis yang kuat untuk membaca data kompleks dan mengubahnya menjadi strategi yang dapat ditindaklanjuti.
- Dapat bergabung secepat nya
Tugas dan Tanggung Jawab
- Menerima invoice atau billing statement dari vendor penyedia tiket (Travel Agent, maskapai, aplikasi OTA, atau vendor transportasi).
- Mengurus pemesanan tiket (pesawat, kereta api, atau transportasi lain) untuk karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas atau tamu perusahaan.
- Menyesuaikan jadwal keberangkatan dan kepulangan dengan kebutuhan serta budget perusahaan
- Mengurus proses reschedule (perubahan jadwal) atau refund (pembatalan/pengembalian dana) tiket jika ada perubahan rencana dari manajemen atau karyawan
- Memastikan rincian pada invoice sesuai dengan pemesanan aktual (nama penumpang, tanggal, rute, dan harga yang sudah disetujui).
- Menyiapkan berkas klaim, Purchase Order (PO), atau formulir permintaan pembayaran (Payment Request) untuk diteruskan ke bagian Finance/Accounting
- Menyimpan arsip invoice, e-tiket, bukti bayar, dan dokumen pendukung secara rapi, baik fisik maupun digital, untuk keperluan audit
- Membuat laporan berkala (bulanan/mingguan) terkait pengeluaran pengeluaran tiket dan perjalanan dinas kepada atasan atau bagian keuangan
