Job description for Admin GA staff at PT Infinisia Sumber Semesta
- Tugas dan Tanggung Jawab
A. Administrasi General Affairs
Melakukan administrasi dan pengarsipan dokumen GA secara fisik maupun digital.
Membuat surat, memo, formulir, dan dokumen administrasi yang berkaitan dengan kegiatan GA.
Melakukan input dan update data administrasi GA secara berkala.
Membuat laporan kegiatan dan administrasi GA secara harian, mingguan, atau bulanan.
Menindaklanjuti permintaan kebutuhan operasional dari setiap departemen sesuai prosedur perusahaan.
B. Pengelolaan Fasilitas dan Gedung
Melakukan monitoring kondisi gedung, ruang kerja, fasilitas umum, listrik, air, AC, toilet, dan fasilitas pendukung lainnya.
Mencatat dan menindaklanjuti laporan kerusakan fasilitas perusahaan.
Berkoordinasi dengan teknisi atau vendor untuk pekerjaan perbaikan dan pemeliharaan.
Membantu memastikan kebersihan, kerapihan, keamanan, dan kenyamanan lingkungan kerja.
Membantu membuat dan memonitor jadwal preventive maintenance fasilitas perusahaan.
C. Pengelolaan Aset
Melakukan administrasi data aset perusahaan.
Membantu proses inventarisasi dan stock opname aset secara berkala.
Melakukan pelabelan dan pencatatan aset perusahaan.
Memonitor perpindahan, penggunaan, peminjaman, dan pengembalian aset.
Membantu proses penghapusan atau disposal aset sesuai prosedur perusahaan.
Melaporkan apabila terdapat aset hilang, rusak, atau tidak sesuai dengan data inventaris.
D. Kendaraan Operasional
Melakukan administrasi kendaraan operasional perusahaan.
Memonitor jadwal service dan maintenance kendaraan.
Memonitor masa berlaku STNK, KIR, asuransi, dan dokumen kendaraan lainnya.
Mengelola penggunaan kendaraan operasional dan jadwal pemakaian kendaraan.
Melakukan pencatatan penggunaan kendaraan, BBM, tol, parkir, dan biaya operasional lainnya.
Berkoordinasi dengan bengkel atau vendor terkait perawatan dan perbaikan kendaraan.
E. Vendor dan Supplier GA
Membantu administrasi vendor/supplier kebutuhan GA.
Meminta dan mengadministrasikan quotation dari vendor.
Membantu proses Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) kebutuhan GA.
Memonitor jadwal pekerjaan atau pengiriman barang dari vendor.
Membantu melakukan evaluasi kinerja vendor berdasarkan kualitas, ketepatan waktu, dan pelayanan.
Memastikan dokumen vendor tersimpan dan teradministrasi dengan baik.
F. Pengadaan dan Kebutuhan Operasional
Menerima dan memproses permintaan kebutuhan ATK, pantry, perlengkapan kebersihan, dan kebutuhan operasional lainnya.
Melakukan monitoring stok barang kebutuhan GA.
Melakukan stock opname secara berkala.
Membuat laporan penggunaan dan kebutuhan barang.
Membantu memastikan ketersediaan kebutuhan operasional sesuai anggaran dan ketentuan perusahaan.
G. Keamanan, K3 dan Lingkungan
Membantu monitoring keamanan dan ketertiban lingkungan kerja.
Membantu administrasi CCTV, akses gedung, kartu akses, kunci ruangan, dan fasilitas keamanan lainnya.
Membantu memastikan fasilitas keselamatan seperti APAR, jalur evakuasi, kotak P3K, dan rambu keselamatan dalam kondisi baik.
Membantu administrasi jadwal pemeriksaan dan pemeliharaan fasilitas K3.
Mendukung pelaksanaan kegiatan emergency response, simulasi evakuasi, dan kegiatan K3 perusahaan.
H. Administrasi Biaya GA
Membantu administrasi tagihan keamanan, kebersihan, maintenance, dan biaya operasional GA lainnya.
Melakukan pengecekan dokumen pendukung invoice sebelum diproses.
Membantu monitoring realisasi biaya GA terhadap budget.
Membuat rekap biaya operasional GA secara berkala.
