Job description for admin fulfillment at PT Hikari Indo Sarana
PT Hikari Indo Sarana merupakan perusahaan penyedia solusi proyek di bidang Lighting, Audio Visual, Fire Alarm System, dan Electrical yang telah berdiri sejak tahun 2001. Kami berkomitmen menghadirkan produk dan solusi berkualitas melalui keahlian, keandalan, serta kolaborasi dengan berbagai brand terkemuka.
Saat ini kami sedang mencari individu yang berdedikasi, teliti, bekerja dengan cepat dan memiliki kemampuan koordinasi yang kuat untuk mengisi posisi Admin Fulfillment. Peran ini sangat penting dalam memastikan seluruh siklus pesanan pelanggan mulai dari administrasi awal hingga pengiriman akhir berjalan lancar di seluruh unit bisnis.
Kualifikasi :
- D3/S1 jurusan Administrasi Bisnis/Niaga, Manajemen, Akuntansi, Sistem Informasi/Manajemen Infirmatika, Administrasi Perkantoran atau jurusan setara.
- Minimal memiliki 1 tahun pengalaman sebagai Sales Admin, Sales Support, Admin Operasional, atau posisi administrasi. Diutamakan memiliki pengalaman pengolahan data, pengelolaan dokumen, input transaksi serta koordinasi antar bagian.
- Menguasai Microsoft Excel, terutama pengolahan data, penggunaan formula dasar, dan rekapitulasi laporan.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Office dan mengelola dokumen administrasi dengan baik.
- Memiliki kemampuan administrasi secara teliti, pengolahan data dan verifikasi dokumen.
- Mampu bekerja cepat, sistematis, dan menangani beberapa pekerjaan sekaligus (multitasking) sesuai prioritas dan deadline.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim internal maupun departemen terkait.
- Mampu melakukan monitoring status pekerjaan dan menindaklanjuti proses administrasi hingga selesai.
- Memiliki inisiatif yang tinggi, bertanggung jawab pada pekerjaan, disiplin, dan mampu bekerja di bawah tekanan.
- Diutamakan memiliki pengalaman menggunakan sistem ERP atau aplikasi administrasi bisnis.
Tugas dan Tanggung Jawab :
- Memproses dan menginput Sales Order (SO), Purchase Requisition (PR), dan Delivery Order (DO) ke dalam sistem ERP sesuai prosedur yang berlaku.
- Melakukan verifikasi Purchase Order (PO) dan kelengkapan dokumen pendukung sebelum diproses lebih lanjut.
- Memastikan kesesuaian data transaksi, termasuk item, kuantitas, harga, dan dokumen administrasi.
- Melakukan monitoring outstanding administrasi penjualan serta menindaklanjuti kendala hingga proses selesai sesuai SLA.
- Berkoordinasi dengan tim Sales, Warehouse, Finance, Accounting & Tax, serta departemen terkait untuk memastikan kelancaran proses administrasi penjualan.
- Mengajukan permintaan pembuatan invoice dan faktur pajak kepada departemen terkait serta memonitor penyelesaiannya.
- Mengajukan retur penjualan dan berkoordinasi dengan departemen terkait sesuai prosedur perusahaan.
- Melakukan pengelolaan dan pengarsipan dokumen serta memastikan pembaruan data administrasi penjualan secara akurat dan sesuai prosedur yang berlaku.
- Memastikan seluruh pekerjaan administrasi dilakukan secara akurat, tepat waktu, dan sesuai SOP perusahaan.
