Job description for Admin Finance at BCL Beauty Supplies
JOB DESCRIPTION — FINANCE ADMIN
A. Administrasi Transaksi Keluar
Mengumpulkan dan merapikan seluruh dokumen transaksi keluar perusahaan.
Memastikan setiap pembayaran memiliki dokumen pendukung yang sesuai, seperti:
invoice atau tagihan;
purchase order;
bukti penerimaan barang atau jasa;
bukti persetujuan (approval dari releaser/manager)
bukti pembayaran.
Mengelompokkan transaksi berdasarkan tanggal, vendor, kategori biaya, divisi, dan metode pembayaran.
Menindaklanjuti dokumen transaksi yang belum lengkap kepada divisi terkait.
B. Administrasi Transaksi Masuk
Mengumpulkan dan merapikan seluruh data serta dokumen transaksi masuk perusahaan.
Memastikan penerimaan dana dapat dihubungkan dengan sumber transaksi yang benar, seperti:
penjualan;
pembayaran piutang;
pembayaran client;
refund vendor;
penerimaan lainnya.
Memeriksa kesesuaian nominal, tanggal, nama customer atau pihak terkait, serta bukti transfer.
Mengidentifikasi dan melaporkan transaksi masuk yang belum diketahui sumbernya.
C. Transaction Verification & Document Control
Memeriksa apakah setiap transaksi benar-benar terjadi dan memiliki dasar yang dapat dipertanggungjawabkan.
Melakukan pencocokan antara:
permintaan pembayaran;
invoice;
PO;
barang atau jasa yang diterima;
bukti pembayaran;
data pada sistem atau laporan terkait.
Menandai transaksi yang memiliki selisih, duplikasi, dokumen tidak lengkap, atau indikasi tidak wajar.
Melakukan klarifikasi kepada divisi terkait sebelum transaksi dinyatakan lengkap dan valid.
Menyimpan dokumen secara rapi agar mudah dicari dan diaudit kembali.
D. Tax Invoice Administration
Membuat faktur pajak untuk transaksi yang memerlukannya berdasarkan data dan arahan yang telah disetujui.
Memastikan data faktur pajak sesuai dengan:
identitas customer;
NPWP atau NIK;
nominal transaksi;
tanggal transaksi;
objek transaksi.
Menyimpan dan mengarsipkan faktur pajak beserta dokumen pendukungnya.
Berkoordinasi dengan konsultan pajak atau pihak terkait apabila terdapat kendala atau koreksi.
E. Reporting & Follow-up
Membuat daftar transaksi masuk dan keluar secara rutin.
Melaporkan transaksi yang:
belum memiliki dokumen;
belum dapat diverifikasi;
memiliki selisih;
berpotensi tercatat ganda;
memerlukan tindak lanjut.
Memberikan update tanpa harus dikejar sampai dokumen dan transaksi memiliki status yang jelas.
F. Account Payable Administration
Menyusun jadwal pembayaran kepada vendor sesuai dengan jatuh tempo dan ketentuan yang berlaku.
Menyiapkan pembayaran vendor setelah seluruh dokumen dan persetujuan dinyatakan lengkap.
Melakukan pembayaran kepada vendor sesuai nominal, rekening tujuan, dan waktu yang telah disetujui.
Memastikan setiap pembayaran memiliki bukti transfer yang terdokumentasi dengan baik.
Melakukan update status pembayaran pada daftar hutang (Account Payable).
Berkoordinasi dengan vendor maupun divisi terkait apabila terdapat kendala pembayaran.
—------
Batasan Tanggung Jawabnya
Finance Admin bertanggung jawab atas:
kelengkapan dokumen;
kerapian data;
pencocokan awal;
validasi keberadaan transaksi;
pengarsipan;
pembuatan faktur pajak administratif;
pelaporan transaksi bermasalah.
Melakukan pembayaran setelah memperoleh approval sesuai matriks otorisasi.
