Job description for Admin Finance, Purchasing & GA at Tunas Esa Mandiri Sejahtera
Tentang Posisi
Posisi ini bertanggung jawab menjalankan operasional harian pada bidang finance, purchasing, dan general affairs (GA) tanpa kewenangan memberikan persetujuan. Seluruh keputusan terkait approval, pelepasan dana, dan pelaporan pajak tetap berada di bawah tanggung jawab CEO dan konsultan pajak eksternal.
Peran ini merupakan posisi back-office yang sangat penting karena kesalahan kecil dapat berdampak terhadap laporan pajak, arus kas, maupun hubungan dengan vendor.
Kandidat wajib menyukai hewan peliharaan sebagai bagian dari budaya kerja Pawie.
Tanggung Jawab
Finance & Accounting
- Menginput transaksi harian ke Mekari Jurnal, termasuk penjualan, pengeluaran, dan transfer.
- Melakukan rekonsiliasi settlement Xendit dengan saldo rekening BCA.
- Melakukan rekonsiliasi bank feed BCA dengan data pada Mekari Jurnal setiap minggu.
- Menyiapkan dokumen pendukung bagi konsultan pajak eksternal untuk kebutuhan PPh 21, PPh 23, dan PPN.
- Menghitung serta menandai kewajiban withholding PPh 23 atas invoice vendor untuk proses review.
- Mengelola proses invoicing kepada vendor maupun mitra serta memantau pembayaran masuk dan keluar.
- Menyiapkan ringkasan posisi kas bulanan untuk CEO.
Purchasing
- Membuat dan memproses Purchase Order (PO) untuk pembelian inventaris maupun kebutuhan operasional setelah memperoleh persetujuan.
- Melakukan tindak lanjut kepada vendor mengenai harga, jadwal pengiriman, dan status pengiriman.
- Melakukan rekonsiliasi antara Purchase Order, Goods Receipt Note (GRN), dan invoice vendor melalui proses 3-way match.
- Memelihara data vendor purchasing yang mencakup harga, lead time, dan kontak.
General Affairs (GA)
- Mengelola dokumen ketenagakerjaan seperti kontrak kerja dan BPJS Kesehatan maupun Ketenagakerjaan.
- Mengurus pendaftaran atau perubahan data BPJS bagi karyawan baru maupun karyawan yang keluar.
- Memantau serta mengurus perpanjangan izin usaha dan lisensi seperti NIB, KBLI, dan dokumen terkait lainnya.
- Mengelola pembelian kebutuhan operasional kantor.
- Menangani pembayaran tagihan vendor dan utilitas rutin seperti internet, tools, maupun SaaS.
- Mendukung penyusunan dokumen kepatuhan seperti LKPM dan laporan OSS.
Kualifikasi
Wajib
- Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Finance Admin, Accounting Staff, atau Purchasing Admin.
- Memahami dasar-dasar pembukuan dan akuntansi, termasuk debit-kredit, rekonsiliasi, serta siklus AP dan AR.
- Teliti dan disiplin terhadap tenggat waktu.
- Terbiasa mengelola dokumen administrasi perusahaan seperti kontrak, BPJS, dan perizinan.
- Memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang baik dalam Bahasa Indonesia.
- Menyukai hewan peliharaan.
Nilai Tambah
- Berpengalaman menggunakan software akuntansi cloud seperti Mekari Jurnal, Accurate, Xero, atau sejenisnya.
- Memahami payment gateway e-commerce seperti Xendit atau Midtrans.
- Memiliki pemahaman dasar mengenai PPh 23, PPN, dan pajak UMKM.
- Memiliki pengalaman mengurus dokumen OSS maupun perizinan usaha.
Tools yang Digunakan
Posisi ini menggunakan Mekari Jurnal untuk pembukuan dan pencatatan akuntansi harian. Klikpajak digunakan sebagai pendukung administrasi pelaporan pajak. Xendit digunakan untuk rekonsiliasi pembayaran. Excel atau Google Sheets dimanfaatkan untuk pelacakan purchasing dan laporan keuangan. Microsoft Word atau Google Docs digunakan dalam penyusunan dokumen administrasi dan surat-menyurat GA. BCA Online Banking digunakan untuk memeriksa mutasi rekening dan melakukan transfer administratif.
Yang Kami Tawarkan
- Gaji per bulan beserta BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
- Kesempatan belajar langsung dari CEO dan COO mengenai finance serta compliance startup.
- Peran back-office yang memiliki dampak langsung terhadap laporan keuangan dan kepatuhan perusahaan.
- Kesempatan berkembang menjadi Finance & GA Lead seiring bertambahnya kompleksitas bisnis.
- Lingkungan kerja yang fleksibel dengan target yang jelas.
