Job description for Admin Event Support at PT.Pulau Rempah Indonesia
ADMIN EVENT SUPPORT
📍 Denpasar, Bali
Tentang Perusahaan
PT. Pulau Rempah Indonesia adalah distributor minuman beralkohol yang didukung oleh dua fasilitas modern serta jaringan distribusi yang luas di seluruh Indonesia. Kami menangani berbagai brand internasional terkemuka dan berkomitmen menghadirkan produk serta aktivitas pemasaran yang berkualitas di berbagai wilayah Indonesia.
Tentang Posisi
- Admin Event Support bertanggung jawab untuk mendukung kelancaran aktivitas event, promosi, dan kampanye pemasaran brand internasional seperti Bacardi dan SKYY Vodka melalui pengelolaan administrasi, koordinasi kebutuhan event, monitoring data, serta pelaporan aktivitas marketing.
- Posisi ini akan bekerja sama dengan tim Marketing, Sales, Finance, Warehouse untuk memastikan setiap kegiatan promosi dan event berjalan efektif, tepat waktu, dan sesuai anggaran yang telah ditetapkan.
Tugas & Tanggung Jawab
- Mengelola administrasi kegiatan event, promosi, dan campaign marketing brand internasional.
- Menyiapkan, mengarsipkan, dan memonitor dokumen pendukung event seperti proposal, timeline, budget tracker, purchase request (PR), purchase order (PO), invoice, dan laporan kegiatan.
- Membantu koordinasi kebutuhan event dengan vendor, outlet, event organizer, serta tim internal perusahaan.
- Melakukan input, monitoring, dan rekapitulasi data aktivitas event dan promosi.
- Memastikan distribusi dan ketersediaan material promosi, merchandise, serta kebutuhan pendukung event lainnya.
- Mendukung proses administrasi pengadaan kebutuhan marketing dan event.
- Menyusun laporan mingguan dan bulanan terkait aktivitas event, campaign, dan penggunaan anggaran.
- Mengelola database event dan aktivitas promosi secara akurat dan terstruktur.
- Memastikan seluruh dokumen dan data pendukung event tersimpan dengan baik dan mudah diakses.
Gambaran Pekerjaan
- Berkoordinasi dengan berbagai pihak untuk memastikan seluruh kebutuhan event tersedia tepat waktu.
- Memantau jadwal kegiatan promosi dan event yang berlangsung di berbagai outlet dan venue.
- Sesekali melakukan kunjungan lapangan untuk memastikan kebutuhan operasional event berjalan sesuai rencana.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1 dari semua jurusan.
- Memiliki pengalaman di bidang administrasi, marketing support, event support, atau posisi terkait menjadi nilai tambah.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Microsoft Excel dan PowerPoint.
- Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan pengelolaan data yang baik.
- Teliti, terorganisir, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu yang ketat.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
- Bersedia melakukan perjalanan dinas atau kunjungan ke lokasi event (apabila diperlukan)
Persyaratan Khusus
- Bersedia bekerja dalam lingkungan bisnis yang berkaitan dengan produk minuman beralkohol.
- Bersedia mendukung aktivitas promosi dan event brand minuman beralkohol.
- Bersedia menghadiri kegiatan yang berlangsung di hotel, restoran, bar, beach club, dan venue hiburan lainnya.
- Nyaman bekerja dan berinteraksi secara profesional dalam lingkungan yang terdapat budaya social drinking
