Job description for Admin Engineering at PT. PRIMANTARA WISESA SEJAHTERA
D. TUGAS & TANGGUNG JAWAB :
1. Mendukung seluruh kegiatan operasional teknis gedung dengan menangani administrasi, dokumentasi, pengarsipan, pelaporan teknis, serta koordinasi kebutuhan logistik teknik.
2. Mengarsip schedule kerja baik jam kerja, pengaturan shift serta pengajuan untuk lembur jika diperlukan.
3. Melakukan filling dokumen yang berkaitan dengan kegiatan engineering seperti dokumen pemeriksaan berkala ( Preventif Maintanance).
4. Membuat tagihan listrik & Air untuk tenant.
5. Mengurus segala administrasi yang berhubungan dengan divisi engineering
6. Menyusun jadwal maintenance dan memastikan diarsipkan dengan rapi.
7. Membantu pembuatan laporan teknis untuk Building Manager
8. Mencatat, mendistribusikan, dan memantau penyelesaian Work Order:
• Menerima permintaan dari Tenant Relation
• Input ke sistem (jika ada software maintenance)
• Membuat laporan penyelesaian pekerjaan
9. Menyiapkan rekapitulasi bulanan: Jumlah WO masuk & selesai
10. Membantu Engineering Supervisor/Chief dalam menyusun
• Permintaan pembelian material teknik (spare part, peralatan)
• Mengontrol pemakaian peralatan engineering
11. Membantu menyiapkan dokumen untuk audit internal, eksternal, atau pemeriksaan instansi.
12. Mengarsipkan manual book, gambar teknis, dan dokumen penting lainnya dalam sistem digital dan fisik.
E. WEWENANG :
1. Mengakses dan memperbarui data administrasi teknis.
2. Mengajukan permintaan barang kepada bagian logistik atau pembelian (atas arahan Chief).
3. Menindaklanjuti status WO kepada teknisi dan supervisor.
4. Memastikan kelengkapan laporan teknisi sebelum dikirim ke atasan.
5. Meminta dokumentasi hasil pekerjaan vendor sebagai syarat pelaporan
F. JOB SPESIFIKASI :
1. Memiliki latar belakang Minimal D1/D3 Administrasi Perkantoran, Teknik, Manajemen, atau setara.
2. Min. 1–2 tahun di bidang administrasi, diutamakan dalam lingkungan teknik atau pengelolaan gedung.
3. Diutamakan yang pernah menangani gedung perkantoran bertingkat, apartemen, mall, atau hotel.
4. Menguasai Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
5. Memahami dasar alur kerja sistem teknik (WO, PM, laporan energi)
6. Mampu mengarsipkan dokumen teknis digital dan manual
7. Komunikatif dan mampu bekerja sama dengan berbagai tim
8. Disiplin terhadap jadwal pelaporan dan dokumentasi
9. Mampu bekerja di bawah tekanan (misalnya saat audit atau deadline laporan)
