Job description for Admin dan Pengurus Kerjasama Asuransi at Prime Dental
JOBDESK ADMIN:
1. Pelayanan Pasien (Front Office)
Menyambut pasien dengan ramah dan profesional.
Melakukan proses pendaftaran pasien baru maupun pasien lama.
Memverifikasi identitas dan data pasien.
Menjawab telepon, WhatsApp, media sosial, dan email klinik.
Memberikan informasi mengenai layanan, jadwal dokter, dan estimasi biaya.
Mengarahkan pasien sesuai kebutuhan perawatan.
2. Manajemen Jadwal
Mengatur jadwal praktik dokter.
Membuat, mengubah, dan membatalkan janji temu pasien.
Mengirim reminder appointment melalui WhatsApp/SMS.
Mengatur waiting list apabila jadwal penuh.
Menginformasikan perubahan jadwal kepada pasien.
3. Administrasi Pasien
Menginput data pasien ke sistem.
Mengelola rekam medis administratif (sesuai kewenangan admin).
Mengarsipkan dokumen pasien.
Menjaga kerahasiaan data pasien.
4. Administrasi Keuangan
Membuat invoice/tagihan pasien.
Menerima pembayaran (tunai, transfer, QRIS, kartu debit/kredit).
Menginput transaksi ke sistem.
Membuat laporan pemasukan harian.
Melakukan closing kas setiap akhir shift.
Mengelola deposit pasien sesuai kebijakan klinik.
5. Koordinasi dengan Tim Medis
Menginformasikan kedatangan pasien kepada dokter dan asisten.
Menyiapkan daftar pasien setiap hari.
Mengatur alur pasien agar waktu tunggu tetap optimal.
Membantu koordinasi apabila terjadi perubahan jadwal tindakan.
6. Pengelolaan Inventaris
Memantau stok ATK dan kebutuhan administrasi.
Membuat daftar barang yang hampir habis.
Berkoordinasi dengan bagian pembelian untuk restock.
Membantu pencatatan stok non-medis bila diperlukan.
7. Customer Service
Menangani pertanyaan, keluhan, dan masukan pasien dengan sopan.
Melakukan follow-up pasien setelah perawatan (sesuai SOP klinik).
Menghubungi pasien yang belum datang kontrol.
Menjaga hubungan baik dengan pasien agar meningkatkan loyalitas.
8. Promosi dan Media Sosial (Bila Ditugaskan)
Membalas chat media sosial.
Mengunggah konten sesuai jadwal.
Mendokumentasikan kegiatan klinik.
Membantu pelaksanaan promo dan event klinik.
9. Pelaporan
Membuat laporan harian:
Jumlah pasien
Omzet harian
Pembayaran piutang/deposit
Jadwal dokter
Pasien batal/no-show
Membuat laporan bulanan sesuai kebutuhan manajemen.
10. Menjaga Standar Operasional Klinik
Memastikan area resepsionis bersih dan rapi.
Memastikan formulir administrasi selalu tersedia.
Menjalankan SOP pelayanan pasien.
Menjaga profesionalisme, keramahan, dan etika kerja.
JOBDESK PENGURUS ASURANSI:
1. Riset dan Identifikasi Calon Mitra Asuransi:
- Melakukan riset pasar terkait perusahaan asuransi yang relevan.
- Menyusun daftar target perusahaan asuransi potensial untuk diajak kerja sama.
- Menganalisis benefit dan ketentuan kerjasama dari masing-masing asuransi.
2. Pendekatan dan Negosiasi Kerja Sama:
- Menyusun proposal kerja sama dan presentasi profil klinik.
- Melakukan komunikasi awal (via email, telepon, atau pertemuan) dengan pihak asuransi.
- Mengatur dan menghadiri pertemuan dengan calon mitra asuransi (Pertemuan offline)
- Melakukan negosiasi awal terkait bentuk kerja sama, cakupan layanan, dan ketentuan pembayaran.
3. Administrasi dan Dokumentasi Kerja Sama:
- Menyusun dan mengarsipkan dokumen kerja sama seperti MoU, kontrak, dan addendum.
- Berkoordinasi dengan tim legal/administrasi untuk penandatanganan dokumen.
- Memastikan semua dokumen kerja sama lengkap dan tersimpan dengan baik.
4. Koordinasi Internal:
- Berkoordinasi dengan tim layanan pasien, kasir, dan billing terkait sistem klaim asuransi.
- Memberikan pelatihan atau sosialisasi singkat ke staf internal mengenai sistem kerja sama yang berlaku.
5. Pemeliharaan dan Evaluasi Kerja Sama:
- Menjaga hubungan baik dengan pihak asuransi mitra.
- Melakukan monitoring kinerja kerja sama (jumlah pasien, kendala klaim, dsb).
- Mengumpulkan feedback dari pasien dan staf internal untuk evaluasi mitra asuransi.
6. Laporan dan Dokumentasi:
- Menyusun laporan kemajuan kerja sama secara berkala (bulanan/triwulan).
- Melaporkan hasil pencapaian, kendala, dan rekomendasi strategi ke manajemen.
Kemampuan yang dibutuhkan untuk posisi ini antara lain:
1. Kemampuan komunikasi yang baik: Untuk berkomunikasi dengan penyedia asuransi, karyawan, dan pihak lain.
2. Kemampuan mengelola data: Untuk mengelola data asuransi dan memastikan keakuratan data.
3. Kemampuan analisis: Untuk menganalisis data asuransi dan membuat laporan.
4. Kemampuan bekerja di bawah tekanan: Untuk menghadapi deadline dan situasi yang tidak terduga.
DIUTAMAKAN yang memiliki pengalaman di bidang marketing, sales B2B, atau kerja sama bisnis
