Job description for Admin Customer Service at PT Kaja Vastraloka Kreasindo
Admin Customer Service — Flow Sublimation
Lokasi Kerja : on-site
Jenis Pekerjaan: Full Time
Tentang Posisi
PT Kaja Vastraloka Kreasindo membuka kesempatan untuk bergabung sebagai Admin Customer Service pada unit usaha Flow Sublimation.
Posisi ini berperan sebagai penghubung utama antara pelanggan dan tim internal. Tanggung jawab utamanya adalah menangani setiap chat atau inquiry yang masuk, memahami kebutuhan pelanggan, memberikan informasi dan penawaran yang tepat, hingga membantu mendorong proses komunikasi menuju closing pesanan.
Selain menangani pelanggan baru, Admin Customer Service juga bertanggung jawab menjaga hubungan dengan pelanggan yang sudah menjadi langganan serta memastikan setiap pesanan dapat dikoordinasikan dengan baik bersama tim terkait.
Tanggung Jawab
- Menangani chat pelanggan yang masuk melalui WhatsApp, marketplace, media sosial, atau kanal komunikasi lainnya.
- Merespons pertanyaan pelanggan dengan cepat, ramah, jelas, dan profesional.
- Menggali kebutuhan pelanggan seperti jenis produk, material, ukuran, jumlah pesanan, desain, deadline, dan kebutuhan lainnya.
- Memberikan informasi mengenai produk, layanan, harga, proses pengerjaan, estimasi waktu, serta ketentuan pemesanan.
- Melakukan follow-up terhadap calon pelanggan yang sudah melakukan inquiry tetapi belum melakukan pemesanan.
- Mengarahkan proses komunikasi dari inquiry hingga terjadi closing.
- Membantu menyiapkan informasi pesanan agar dapat diproses oleh tim terkait.
- Memastikan data dan detail pesanan pelanggan sudah lengkap dan sesuai sebelum diteruskan ke proses berikutnya.
- Berkoordinasi dengan tim Desain, Produksi, Finance terkait mengenai progres dan kebutuhan pesanan.
- Menyampaikan perkembangan pesanan kepada pelanggan secara jelas dan tepat waktu.
- Menangani pertanyaan, perubahan, maupun kendala pelanggan selama proses pesanan berlangsung.
- Mengelola dan menjaga hubungan dengan pelanggan yang sudah menjadi pelanggan tetap atau langganan.
- Melakukan follow-up secara berkala terhadap pelanggan lama untuk menjaga hubungan serta membuka peluang repeat order.
- Mencatat informasi penting pelanggan, histori komunikasi, kebutuhan khusus, dan pola pemesanan.
- Membantu menangani keluhan pelanggan dengan komunikasi yang baik serta mengoordinasikan penyelesaiannya dengan tim terkait.
- Menjaga kerahasiaan data dan informasi pelanggan.
- Menjalankan standar pelayanan pelanggan serta prosedur kerja yang ditetapkan perusahaan.
Kualifikasi
Pria atau wanita.
- Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat; D3/S1 menjadi nilai tambah.
- Memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan verbal yang baik.
- Ramah, sabar, komunikatif, dan memiliki kemampuan membangun hubungan dengan pelanggan.
- Memiliki kemampuan dasar sales dan mampu mengarahkan komunikasi menuju closing.
- Teliti dalam mencatat detail pesanan dan informasi pelanggan.
- Mampu melakukan follow-up dengan konsisten tanpa mengganggu kenyamanan pelanggan.
- Mampu bekerja secara terorganisir dan menangani beberapa percakapan atau pesanan dalam waktu bersamaan.
- Mampu bekerja sama serta berkoordinasi dengan berbagai tim.
- Terbiasa menggunakan WhatsApp Business, marketplace, spreadsheet, atau aplikasi administrasi menjadi nilai tambah.
- Pengalaman sebagai Customer Service, Sales Admin, Admin Online Shop, atau posisi sejenis menjadi nilai tambah.
- Memiliki pengalaman di bidang printing, tekstil, sublimasi, garment, atau industri kreatif menjadi nilai tambah.
Benefit
Lingkungan kerja yang dinamis dan berkembang.
Kesempatan mempelajari industri printing, tekstil, dan produksi kreatif.
Pengembangan kemampuan customer service, sales, negosiasi, dan administrasi.
Kesempatan berkembang bersama Flow Sublimation dan KAJA.
Jika kamu senang berkomunikasi, mampu membangun hubungan dengan pelanggan, dan memiliki semangat untuk membantu mengubah inquiry menjadi transaksi, kami ingin mengenal kamu lebih jauh.
