Job description for Admin Customer Service Operasional & Marketing at Nirvaland
Kompetensi =
1. Digital Marketing & Promosi
Mengelola akun media sosial perusahaan/rumah kost seperti Instagram, TikTok, Facebook, dan WhatsApp Business.
Membuat, mengunggah, dan menjadwalkan konten promosi properti.
Mengambil dan mengelola foto/video unit, fasilitas, lingkungan, dan informasi properti.
Membuat copywriting untuk caption, iklan, dan materi promosi.
Mengelola listing kamar/unit pada platform digital, marketplace properti, dan platform booking/sewa.
Memastikan informasi harga, ketersediaan kamar, fasilitas, lokasi, dan promo selalu diperbarui.
Menanggapi komentar, chat, inquiry, dan pertanyaan calon penyewa.
Melakukan follow-up terhadap calon penyewa hingga proses survei atau booking.
Mencatat sumber lead/calon penyewa untuk mengetahui efektivitas masing-masing kanal pemasaran.
Membantu menjalankan dan memonitor iklan digital/paid ads apabila diperlukan.
Membuat laporan sederhana terkait performa konten, leads, inquiry, dan konversi.
Dll.
2. Administrasi Rumah Kost/Properti
Mengelola database penghuni/tenant secara tertib dan up to date.
Membuat dan memperbarui data kamar/unit: nomor kamar, status terisi/kosong, harga sewa, fasilitas, dan masa sewa.
Melakukan pencatatan check-in dan check-out penghuni.
Mengelola administrasi kontrak/perjanjian sewa.
Membuat rekap masa berlaku kontrak dan jadwal perpanjangan sewa.
Membuat daftar kamar kosong, kamar terisi, dan kamar yang akan segera tersedia.
Mengelola arsip dokumen penghuni dan dokumen properti.
Membuat surat, formulir, berita acara, dan dokumen administrasi lainnya.
Melakukan input dan update data administrasi ke Excel/Google Sheets atau sistem perusahaan.
Membuat rekap pembayaran sewa, deposit, tagihan, dan tunggakan.
Membantu melakukan reminder pembayaran kepada penghuni.
Melakukan pencatatan dan rekap pengeluaran operasional properti.
Menyiapkan laporan administrasi secara berkala kepada atasan.
Dll.
3. Customer Service & Tenant Relation
Melayani pertanyaan calon penyewa mengenai harga, fasilitas, lokasi, aturan, dan ketersediaan kamar.
Menjadwalkan kunjungan/survey calon penyewa.
Membantu proses booking dan administrasi penghuni baru.
Menangani komunikasi dengan penghuni selama masa sewa.
Menerima dan mencatat keluhan atau permintaan penghuni.
Meneruskan permasalahan fasilitas/maintenance kepada pihak terkait.
Melakukan follow-up penyelesaian keluhan penghuni.
Menjaga hubungan baik dengan tenant untuk meningkatkan retensi dan perpanjangan sewa.
Dll.
4. Administrasi Operasional Properti
Memantau kondisi dan ketersediaan fasilitas rumah kost.
Membuat checklist kebersihan, maintenance, dan kondisi kamar.
Mencatat laporan kerusakan fasilitas dan status tindak lanjutnya.
Berkoordinasi dengan cleaning service, teknisi, security, atau vendor.
Membantu mengatur jadwal maintenance dan perbaikan.
Mengelola kebutuhan administrasi operasional harian.
Membantu monitoring stok perlengkapan operasional.
Membuat dokumentasi kondisi properti sebelum dan sesudah perbaikan.
Dll.
5. Administrasi Keuangan Sederhana
Membuat rekap pemasukan sewa kamar/unit.
Membuat rekap pembayaran penghuni.
Monitoring piutang/tunggakan.
Membuat reminder pembayaran.
Mencatat pengeluaran operasional.
Mengumpulkan dan mengarsipkan bukti transaksi/nota.
Membantu membuat laporan cash flow sederhana.
Melakukan rekonsiliasi sederhana antara data pembayaran dan database penghuni.
Berkoordinasi dengan bagian Finance/Accounting apabila terdapat selisih atau permasalahan pembayaran.
Dll.
6. Data & Reporting
Menginput dan menjaga akurasi database properti dan penghuni.
Membuat rekap tingkat okupansi kamar.
Membuat laporan jumlah kamar tersedia, terisi, dan kosong.
Membuat laporan leads dari berbagai channel marketing.
Membuat rekap inquiry → survey → booking → tenant.
Membantu menganalisis efektivitas pemasaran.
Membuat laporan administrasi dan operasional harian/mingguan/bulanan.
Menyediakan data yang dibutuhkan untuk evaluasi kinerja manajemen.
Dll.
*Bersedia Lembur jika dibutuhkan
KPI = Target Keterisian Kamar
