Job description for Admin / Administrative Officer at Gymnasyum
Description
Admin Gym bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi anggota, pencatatan pembayaran, penjadwalan kelas, serta pengelolaan fasilitas dan kebersihan di gym. Posisi ini memastikan bahwa semua aspek operasional gym berjalan lancar, pelayanan terhadap anggota berjalan dengan baik, dan fasilitas gym terjaga dengan baik.
Responsibilities
1. Administrasi Anggota
- Penerimaan Member Baru: Menerima dan memproses formulir pendaftaran anggota baru, serta mencatat informasi pribadi dan detail keanggotaan dengan akurat.
- Pertanyaan dan Layanan Member/Calon Member: Menanggapi pertanyaan atau permintaan dari anggota atau calon anggota dengan ramah melalui WA, telepon, email, atau media sosial lainnya.
- Pemeliharaan Data Member: Memastikan kerahasiaan informasi pribadi anggota dan menjaga agar catatan anggota selalu terbarui dalam sistem database.
- Pelaporan dan Administrasi Umum: Menyiapkan laporan terkait pembayaran dan penerimaan keanggotaan, serta menangani tugas administratif lainnya seperti menjawab telepon, mengelola surat masuk/keluar, dan menyimpan catatan.
2. Pencatatan Pembayaran
- Pembayaran dan Pemrosesan Keanggotaan Member: Menerima pembayaran keanggotaan dan mengeluarkan bukti pembayaran yang valid, serta memastikan pembayaran tercatat dengan benar dalam sistem.
- Administrasi Keuangan: Membantu pengelolaan anggaran, pemrosesan laporan belanja bulanan, dan memelihara catatan keuangan terkait pengeluaran umum.
3. Penjadwalan Kelas
- Penjadwalan PT dan Kelas: Membantu anggota dalam penjadwalan PT dengan coach atau pendaftaran untuk kelas kelompok (Group Class), serta memastikan jadwal coach dan kelas terpampang dengan jelas di berbagai platform komunikasi (WA, Instagram, ruang latihan).
- Melaporkan Kehadiran dan Waktu Kelas: Memastikan jadwal latihan dan waktu kelas dijalankan tepat waktu, termasuk mengingatkan coach untuk memulai dan mengakhiri sesi sesuai jadwal.
4. Pengelolaan Fasilitas
- Manajemen Logistik dan Fasilitas: Mengkoordinasikan logistik untuk agenda gym, seperti pemesanan tempat, pengaturan konsumsi, dan pengelolaan peralatan.
- Pengadaan dan Inventaris: Mengelola pengadaan alat kebersihan, perlengkapan gym, serta memastikan persediaan barang-barang kebutuhan gym (seperti air mineral dan alat kebersihan) selalu tersedia.
- Pemantauan Inventaris: Memastikan ketersediaan inventaris gym seperti dokumen dan perlengkapan latihan (kontrak latihan, log latihan, absensi), serta berkoordinasi dengan manajemen untuk pemesanan ulang barang.
- Merawat Area Umum: Menjaga kebersihan dan kenyamanan area umum gym (toilet, ruang tunggu, meja admin, teras) serta memastikan fasilitas gym tetap steril dan teratur.
- Menanggapi Masalah Kebersihan: Menanggapi keluhan terkait kebersihan dan bekerja sama dengan tim untuk menyelesaikan masalah dengan cepat.
- Kesehatan dan Keselamatan: Memastikan penerapan protokol kesehatan dan keselamatan yang berlaku di gym.
