Job description for Accounts Receivable Staff at PT. Tulip Tonata Indonesia
Tugas Utama:
- Pencatatan & pengelolaan piutang usaha. Mencatat dan memverifikasi seluruh transaksi penjualan kredit dan piutang ke dalam sistem (Odoo/Accurate). Memastikan setiap penjualan kredit didukung dokumen sah (SO/PO, surat jalan/DO, faktur). Menjaga keakuratan master data pelanggan dan menetapkan termin (credit term) yang benar. Menginput data piutang secara harian dan tepat waktu.
- Penerbitan invoice & faktur pajak. Menerbitkan invoice penjualan sesuai PO/kontrak dan harga yang disepakati. Menyiapkan faktur pajak keluaran (e-Faktur) untuk transaksi yang terutang PPN. Memastikan kelengkapan lampiran (DO bertanda tangan, BAST, PO) sebelum dikirim ke pelanggan.
- Penagihan piutang (collection). Menyusun jadwal penagihan berdasarkan tanggal jatuh tempo masing-masing pelanggan. Mengirim reminder/surat tagihan sebelum dan saat jatuh tempo. Menindaklanjuti piutang overdue dan mengeskalasi piutang bermasalah/macet ke atasan.
- Penerimaan & alokasi pembayaraN. Mencocokkan penerimaan bank/transfer dengan invoice (payment matching). Mengalokasikan pembayaran ke invoice yang tepat serta mencatat potongan/selisih. Memproses retur penjualan/credit note bila ada.
- Rekonsiliasi piutang. Merekonsiliasi saldo piutang antara sub-ledger AR, buku besar (GL), dan rekening koran. Mengirim konfirmasi saldo (statement of account) kepada pelanggan secara berkala. Menyelesaikan selisih/dispute bersama tim Sales dan Cabang.
- Monitoring aging & analisa piutang. Menyusun laporan aging piutang (lancar, 30/60/90+ hari). Menganalisa tren piutang dan mengusulkan tindakan atas piutang berisiko.
- Pelaporan piutang. Menyusun laporan posisi piutang harian, mingguan, dan bulanan. Menyediakan data piutang untuk proses tutup buku (closing) bulanan dan audit.
- Koordinasi lintas unit. Berkoordinasi dengan Sales, Cabang, dan pelanggan terkait status dan permasalahan piutang. Mendukung tim AP/Kasir dalam rekonsiliasi antar-akun bila diperlukan.
- Pengelolaan dokumen & arsip. Mengarsipkan invoice, faktur pajak, bukti terima, dan korespondensi penagihan. Menjaga kerapian dan kerahasiaan dokumen sesuai SOP.
- Kepatuhan & SOP. Menjalankan seluruh proses sesuai SOP keuangan dan kebijakan kredit perusahaan. Melaporkan indikasi kesalahan, penyimpangan, atau fraud kepada atasan.
