Job description for Account Payable Staff at Exotic Brands Concept
JOBDESC ACCOUNT PAYABLE STAFF:
- Melakukan pemeriksaan dan pencatatan invoice vendor ke dalam sistem accounting.
- Memastikan kelengkapan dan kesesuaian dokumen PO (Purchase Order), Receiving/GRN, dan Invoice sebelum proses pembayaran.
- Melakukan 3-way matching antara PO, penerimaan barang/jasa, dan invoice.
- Memproses invoice dari supplier bahan baku, packaging, equipment, maintenance, utilities, dan operational expenses.
- Melakukan input dan monitoring transaksi Account Payable (AP) secara akurat dan tepat waktu.
- Melakukan rekonsiliasi saldo hutang dengan vendor secara berkala.
- Membuat dan memonitor AP Aging Report serta memastikan invoice jatuh tempo dapat diproses sesuai jadwal.
- Menyiapkan dokumen pembayaran dan berkoordinasi dengan Finance untuk proses payment.
- Melakukan verifikasi rekening bank dan data vendor sebelum pembayaran.
- Menangani dan menindaklanjuti invoice yang bermasalah, tidak lengkap, atau memiliki perbedaan nominal/dokumen.
- Berkoordinasi dengan Purchasing, Warehouse, Operations, Outlet, dan vendor terkait invoice dan pembayaran.
- Melakukan filing dan memastikan seluruh dokumen AP tersimpan dengan rapi dan mudah ditelusuri.
- Membantu proses monthly closing, termasuk memastikan seluruh invoice dan biaya periode berjalan telah tercatat.
- Membantu proses rekonsiliasi akun AP dan supporting schedule untuk kebutuhan reporting dan audit.
- Memastikan seluruh transaksi AP sesuai dengan SOP dan internal control perusahaan.
- Menjalankan tugas administrasi Finance & Accounting lainnya sesuai kebutuhan.
- Familiar dengan ESB
