Job description for Account Payable (AP) at Phoenix
1. Verifikasi & Pemrosesan Invoice
• Memeriksa kelengkapan dan keabsahan invoice/tagihan dari vendor (mencocokkan Purchase Order, Surat Jalan/DO, dan invoice — 3-way matching).
• Memastikan invoice sesuai dengan kontrak/perjanjian dan anggaran yang telah disetujui.
2. Pembayaran
• Menyusun jadwal pembayaran (payment run) sesuai termin dan jatuh tempo.
• Menyiapkan dokumen pembayaran (voucher, bukti kas keluar, instruksi transfer bank).
• Memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu untuk menghindari denda atau keterlambatan.
3. Rekonsiliasi
• Melakukan rekonsiliasi saldo hutang usaha dengan statement/rekening vendor secara berkala.
• Menyelesaikan selisih (dispute) dengan vendor terkait tagihan.
4. Pencatatan & Pelaporan
• Menginput transaksi AP ke sistem akuntansi/ERP (SAP, Oracle, Accurate, dll.).
• Menyusun laporan hutang usaha (AP Aging Report) secara rutin.
• Membantu proses tutup buku bulanan (month-end closing) terkait AP.
5. Administrasi & Kepatuhan
• Mengarsipkan dokumen pembayaran dan bukti transaksi secara rapi dan tertelusur.
• Memastikan proses pembayaran sesuai SOP, kebijakan pajak (PPN/PPh), dan internal control.
• Berkoordinasi dengan tim pajak terkait pemotongan/pemungutan pajak atas transaksi vendor.
6. Koordinasi
• Berkomunikasi dengan vendor terkait status dan konfirmasi pembayaran.
• Berkoordinasi dengan departemen Purchasing/Procurement dan Warehouse untuk validasi barang/jasa.
