Job description for Academic / Student Affairs Intern at International Design School
KUALIFIKASI
- Minimal sedang menempuh pendidikan D3/S1 (semua jurusan), diutamakan Administrasi, Manajemen, Pendidikan, atau bidang terkait
- Bersedia bekerja fulltime dan on-site
- Mengerti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Forms, Meet, Gmail)
- Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris minimal secara pasif (jika ada yang bertanya dengan Bahasa Inggris bisa menjawab)
- Familiar dengan platform komunikasi digital (WhatsApp, email formal)
- Cekatan dan sigap dalam menyelesaikan tugas
- Teliti, terorganisir, dan mampu mengelola data serta dokumen administrasi dengan rapi
- Mampu berkomunikasi dengan baik kepada berbagai pihak: mahasiswa, dosen, orang tua, dan tim internal
- Memiliki inisiatif dan kemampuan berinovasi — tidak hanya menjalankan tugas rutin, tetapi aktif mencari cara kerja yang lebih efisien
- Mampu menjaga kerahasiaan data mahasiswa dan informasi internal institusi
- Bersedia hadir dan bertugas pada kegiatan khusus seperti orientasi mahasiswa baru dan acara wisuda
Job Description
- Pembuatan pembagian kelas & share ke milist mahasiswa
- Pengecekan absensi kelas secara berkala
- Konfirmasi ke mahasiswa jika > 3x tidak hadir (via WA / email)
- Update data / pembuatan shortcut folder IDS Academic Edu
- Menyiapkan snack dosen & equipment kelas
- Mengirimkan informasi perkuliahan via email ke milist mahasiswa
- Pengajuan pembuatan email mahasiswa baru ke IT dan updating milist
- Pengajuan pembuatan KTM mahasiswa baru / KTM rusak ke IT
- Menjadi petugas orientasi mahasiswa baru
- Pengajuan surat tagihan mahasiswa (mengulang / belum terbayar)
- Membuat link kelas college via Google Meet
- Monitoring kelas online hingga berjalan 1 jam
- Menginput data mahasiswa baru berdasarkan identitas resmi / form admission
- Mendaftarkan mahasiswa ke sistem BTEC via Edexcel Online
- Update peta kelas pada GForm peminjaman ruangan
- Pengajuan pembuatan sertifikat ke IT (private/college)
- Mengirimkan surat undangan orientasi & graduation personalized
- Merespon WA jika ada pertanyaan dosen, mahasiswa, atau orang tua
- Pembuatan surat menyurat (penerimaan, keterangan, izin shooting, dll)
- Konfirmasi ke manajer / dosen jika nilai belum diisi
- Menjadi petugas acara graduation
